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Como a Convenia centralizou a operação de dados de uma plataforma de RH com 6x de retorno sobre o investimento na Erathos

A Convenia saiu de pipelines soltos em VMs, sem observabilidade, para uma operação de dados centralizada no BigQuery, com alertas no Slack e 6x de retorno.

Template Case Site Desktop Convenia
~1 mês → 15 min
para colocar uma nova fonte de dados fluindo até o BigQuery
3 pessoas
administram toda a ingestão, modelagem e analytics de dados de uma empresa de 150 funcionários.
~7× ROI
R$147 mil de economia líquida estimada por ano de contrato com a Erathos.

A Convenia, plataforma de gestão de RH que atende milhares de empresas brasileiras, não tinha uma área de dados formal: a demanda era tocada por quem sobrava de tempo no time de RevOps, em pipelines soltos rodando dentro de VMs, sem observabilidade nenhuma. Quando Bernardo Cardozo entrou para estruturar a área de dados, a Erathos foi a primeira contratação que ele fez, substituindo a Kondado logo na largada.

Hoje a Convenia mantém toda a ingestão de dados de HubSpot, Conta Azul, Google Ads, Facebook Ads, MongoDB, Vindi e da própria API interna de contabilidade com um time enxuto de 3 pessoas, com alertas automáticos no Slack no lugar de descobrir problema só quando um relatório chegava desatualizado. O investimento na Erathos rende à Convenia um retorno estimado de 6 vezes o valor investido.

O desafio

Antes da Erathos, a Convenia nunca tinha tido uma área de dados formal. A demanda de análise ficava por conta do time de RevOps, que já lidava com planejamento comercial e comissionamento e sempre deixava a estruturação de dados para depois. O resultado eram pipelines soltos rodando dentro de VMs, montados por quem estava disponível no momento, sem nenhuma visibilidade sobre o que estava funcionando ou não.

Bernardo Cardozo entrou na empresa justamente para resolver isso, com a missão de estruturar toda a área de dados: não só de RevOps, mas de produto e financeiro também. Naquele momento a Convenia usava a Kondado, mas esbarrava em falta de suporte e na ausência de conectores importantes, como o da Vindi, sistema financeiro usado para cobrança.

Sem observabilidade, o time só descobria que um pipeline tinha quebrado quando alguém precisava de um dado para uma reunião e o relatório simplesmente não estava atualizado. Bernardo estima que isso acontecia pelo menos uma vez por semana.

A solução

A Erathos chegou por indicação direta do CEO da Convenia, Marcelo Furtado, que já conhecia Gelson e Luca antes mesmo de Bernardo assumir a área. Bernardo chegou a considerar uma solução open source, mas descartou pelo custo de manutenção que ficaria com o próprio time.

O que pesou na escolha não foi só a lista de conectores prontos, e sim a disposição do time da Erathos em construir junto: desde a contratação, foram criados de três a quatro conectores novos, incluindo uma conexão sob medida com a API interna de contabilidade da Convenia, algo que ferramentas maiores do mercado não ofereciam.

Hoje a atualização roda majoritariamente de hora em hora (HubSpot é o caso mais crítico), com alguns conectores em refresh semanal quando a fonte não tem suporte a cursor incremental. Qualquer falha gera alerta no Slack, e problemas são resolvidos de forma direta e rápida com o time da Erathos.

Um detalhe da relação: a própria Convenia também é uma fonte de dados disponível no catálogo da Erathos. Qualquer empresa que usa a Convenia para gestão de RH pode conectar esses dados ao seu ware

A gente sempre trabalhou com dados, mas nunca tinha tido uma área de dados formal. Era uma área puxada pelo RevOps, e como a rotina deles é muito conturbada, isso sempre acabava ficando de lado. Minha entrada veio com o objetivo de estruturar e centralizar os dados de toda a empresa, não só de receita. O principal problema com a ferramenta anterior era a falta de suporte e de alguns conectores, como o da Vindi. A gente teria que estruturar pipeline por fora para dar conta disso. Ter contato próximo com o Gelson e o Luca foi uma das principais coisas que me deram confiança de que teríamos o suporte necessário sempre que precisássemos criar um novo conector ou resolver algum problema.
Bernardo CardozoBernardo CardozoCoordenador de Dados na Convenia

Os resultados

  • Centralização dos dados de RevOps, produto e financeiro em um único banco confiável (BigQuery), saindo de uma estrutura fragmentada tocada por quem sobrava tempo.
  • Fim da lógica de "descobrir quebra pelo relatório desatualizado": alertas configurados no Slack e visibilidade da esteira completa de ingestão, com o Airflow sendo implementado para reforçar esse controle.
  • Conectar uma nova fonte já catalogada na Erathos leva cerca de 15 minutos, contra a estimativa de cerca de um mês para desenvolver um conector do zero internamente.
  • Conectores sob medida que não existiam no mercado, incluindo a conexão direta com a API interna de contabilidade da Convenia.
  • Tempo do time de dados redirecionado de manutenção de pipeline para governança: definição de regras de negócio com cada área e curadoria do que de fato vale analisar.
Hoje, qualquer coisa que dá errado, cai uma notificação no Slack para mim. Eu olho se o próximo job de execução rodou, e se não consigo entender por quê, falo direto com o time da Erathos. Sem esse tipo de parceiro dentro de uma equipe de dados enxuta, a gente perderia muito tempo atrás de solução, em vez de desenvolver outros projetos. Se eu fosse recomendar para outro analista ou engenheiro de dados que está avaliando a Erathos, diria que é uma empresa brasileira com potencial mundial. O que pega mesmo não é só o produto, porque existem outros players com o mesmo objetivo. É ter acesso às pessoas que estão desenvolvendo o sistema, poder dar feedback e ser ouvido. Todas as vezes que dei feedback, fui atendido. Não conheço outro player que se proponha a se desenvolver junto com a sua área do jeito que a Erathos faz.
Bernardo CardozoBernardo CardozoCoordenador de Dados na Convenia

O retorno sobre o investimento (ROI)

Bernardo avalia que, sem a Erathos, a Convenia precisaria de pelo menos mais uma pessoa dedicada na área de dados só para sustentar a parte de ingestão, além de um tempo bem maior para colocar novos conectores no ar: "precisaria de pelo menos mais uma pessoa na área de dados para fazer a parte de ingestão e acredita que demoraria muito mais tempo para entregar dados de novos conectores dentro do DW."

Usando o salário médio de mercado no Brasil para um engenheiro de dados (R$8.000, mais encargos CLT), o custo estimado dessa contratação ao longo dos 22 meses em que a Convenia é cliente Erathos (novembro de 2024 a agosto de 2026) seria de R$316.800.

Economia líquida estimada no período: R$271.822

~6x o valor investido, com cerca de R$147 mil de economia líquida estimada por ano

O futuro

A Convenia está prestes a testar o recurso de custom connectors da Erathos, que vai facilitar ainda mais conexões com APIs internas como a que já foi construída sob medida para eles. O próximo grande objetivo de Bernardo é fechar o único gap que falta para ter a jornada completa do cliente, do lead até o uso dentro da plataforma: trazer as transcrições de calls de vendas e suporte para dentro do data warehouse. A Convenia está contratando duas novas ferramentas para isso, uma de coaching de calls de vendas (Triple Session) e um bot de atendimento com IA (Cloud Humans), com o objetivo de identificar clientes em risco de churn de forma mais objetiva, hoje dependente de uma tag manual e subjetiva que o time de CS registra no HubSpot depois de cada reunião.